¿Cómo desarrollar la función de vigilancia tecnológica? Parte III

Los cambios en el entorno competitivo pueden dar lugar a ventajas disruptivas. Claro, también pueden ocasionar grandes pérdidas o traer una debacle. En ambos casos, ya sea para aprovechar las oportunidades o para sortear exitosamente las amenazas, hay que identificar los cambios a tiempo para hacer ajustes en la estrategia y en la operación. De aquí que los procesos de inteligencia y vigilancia del entorno competitivo deban ejecutarse de manera sistemática en las organizaciones.

Esto da lugar a dos cursos de acción complementarios en las organizaciones. Algunos autores especializados en el tema de inteligencia competitiva los señalan como un mismo proceso mientras que otros hacen una serie de distinciones entre dos procesos complementarios pero separados. A saber:

1. La vigilancia o monitoreo continuo de las variables del entorno competitivo que son relevantes para la competitividad presente y futura.
2. Los estudios especializados de inteligencia cuando se quiere identificar y/o resolver un determinado problema o tomar una decisión en particular, lo que puede ameritar un análisis más profundo o complejo del entorno competitivo, con una cierta retrospectiva o prospectiva temporal de determinadas variables o bajo determinados escenarios o condiciones.

En todo caso, no se trata solamente de contar con datos e información del entorno, sino de producir conocimiento e inteligencia útil para la toma inmediata de decisiones y la resolución de problemas estratégicos. Tampoco se trata de la tarea de un individuo aislado, sino de producir una inteligencia de 360º, con impacto en todos los puntos de decisión de la organización, creando valor de manera colaborativa o colectiva.

En este artículo describimos paso a paso el proceso genérico para desarrollar la función de inteligencia y vigilancia del entorno competitivo en las organizaciones. Una auténtica inteligencia colectiva.

Proceso genérico de vigilancia e inteligencia

En la figura podemos ver los seis pasos que componen el proceso genérico de inteligencia colectiva para las organizaciones y que es el que desde hace años llevamos a cabo en Interprende:

1. Plantear el problema, identificar necesidades informativas y diseñar la investigación.
2. Obtener y organizar los datos y la información relevante.
3. Procesar, analizar y sintetizar la información. Producir conocimiento.
4. Elaborar resultados, distribuir y socializar.
5. Tomar decisiones y resolver problemas.
6. Evaluar los resultados.

Paso 1: Plantear el problema, identificar necesidades informativas y diseñar el proyecto.

1. Lo primero que debe hacerse es formular adecuadamente el problema o pregunta que se quiere resolver. Por lo general, será necesario efectuar una o más entrevistas con los clientes o usuarios del conocimiento que se precisa generar, hasta tener claridad de:
   1. Objetos o población implicada en el problema de interés.
   2. Alcance temporal, geográfico y funcional de la información.
   3. Acción o intervención que se pretende llevar a cabo con los resultados del proceso.
   4. Resultado que se espera lograr en relación con el propósito estratégico y los objetivos de la organización.
2. Identificar las variables, metas informativas o factores críticos de vigilancia y su interrelación, generando los modelos analíticos bajo los cuales se habrá de predecir, estimar, cuantificar o representar lo que se desea conocer.
3. Identificar fuentes de información a utilizar o consultar.
4. Definir los métodos y técnicas que se habrán de utilizar para la recolección, la organización, el procesamiento, el análisis y la difusión de la información.
5. Diseñar las estrategias de búsqueda y los instrumentos para la recolección y la organización de la información.
6. Documentar y validar la propuesta del proyecto.

Paso 2: Obtener y organizar los datos y la información relevante

1. Para la información de fuentes secundarias:
   1. Ejecutar las estrategias de búsqueda de manera periódica o sistemática en el caso de los sistemas de monitoreo o vigilancia, o de manera única (con la debida exhaustividad) en el caso de los estudios especializados.
   2. Resguardar la información, manteniendo la debida trazabilidad y registro, ya sea por meta informativa, fecha, fuente, tipo de información, etc., según sea más conveniente para el proyecto.
2. Para la información de campo:
   1. Planear y llevar a cabo los proyectos pertinentes para la recogida de la información.
   2. Las técnicas de investigación de campo sirven para acercarse a información que no ha sido documentada. Es preciso preparar previamente las herramientas, guías y formatos adecuados para obtener y registrar la información de manera que se mantenga la trazabilidad y se facilite el análisis posterior.
3. En ambos casos, puede ser necesario efectuar un retrabajo de la información (clasificar, filtrar, sumarizar, etc.).

Paso 3: Producir conocimiento.

1. Estructurar y homogeneizar la información según sea adecuado para el análisis requerido por el problema planteado.
2. Efectuar el análisis de la información para producir el conocimiento necesario, tanto el que pudiera parecer evidente o directo, como el multidimensional o que se produce en la relación entre variables, y el no evidente o insospechado. Esto puede requerir la aplicación de diversas técnicas y herramientas de análisis de datos e información, tanto cuantitativa como cualitativa.
3. Hacer la representación gráfica y la interpretación de los resultados.

Paso 4: Elaborar y difundir resultados.

1. Elaborar los resultados de la manera que resulte más efectiva su difusión y asimilación por parte de los decisores o usuarios del proceso. Es importante considerar quiénes van a recibir los resultados, el nivel de detalle y precisión que requieren, el lenguaje que utilizan, su contexto, la situación a resolver, etc.
2. Diseñar y poner en marcha las herramientas y procedimientos que garanticen la oportunidad y la seguridad en la entrega de los resultados, considerando la periodicidad, los destinatarios, los formatos, etc.

Paso 5 y 6: Aplicar y evaluar resultados.

1. Una vez aplicados los resultados en resolución del problema, decisión situación planteada, es preciso evaluar qué tan oportunos han sido, qué tan orientados a la acción, qué tan profundos y qué tanto aportan a la visión de futuro de la organización.
2. Es preciso ganar comprensión acerca de la efectividad del proceso y de su necesaria evolución.

Plataforma tecnológica de Inteligencia y Vigilancia

Finalmente, es preciso contar con las herramientas que mejor nos apoyen a hacer un monitoreo continuo de todas los factores críticos de vigilancia y fuentes de información. Es decir, a ejecutar de manera automática las estrategias de búsqueda en el tiempo previsto, pudiendo contar con la información de manera oportuna, en el formato adecuado y en cualquier lugar y, al mismo tiempo, pudiendo filtrar, etiquetar o redigirir y republicar la información, o comentar y generar contenidos para compartir o difundir selectivamente. Afortunadamente, ya existen una variedad de herramientas que ayudan a automatizar este proceso.

Lo más importante, es valorar apropiadamente la importancia estratégica que seguramente tendría para su organización contar con una función de inteligencia y vigilancia que le permita conocer su entorno competitivo y su probable evolución a futuro. Por lo demás, en Interprende estamos listos para apoyarlo en el desarrollo y puesta a punto de las tareas necesarias.